Feuille de route pour la réussite des nouveaux propriétaires de cabinet

Feuille de route pour la réussite des nouveaux propriétaires de cabinet

POSSÉDER UN CABINET DENTAIRE, C'EST COMME UN LONG VOYAGE EN ROUTE.

Essayez d'apprécier l'expérience et sachez que, comme lors d'un long voyage en voiture, la route sera parfois cahoteuse, certaines aires de repos proposeront peut-être une nourriture difficile à avaler, et vous devrez peut-être occasionnellement faire face à des accès de colère au volant. Possession C'est une aventure dont le but est votre passage du statut de simple participant à celui d'objectif final, qui sera votre propre cheminement et la récompense que vous récolterez. L'un des plus grands avantages d'un road trip est que vous êtes maître de votre destin. Vous n'êtes pas un simple passager dans la voiture de quelqu'un d'autre, mais vous êtes aux commandes : vous pouvez faire des détours, rouler à votre rythme et vous arrêter quand bon vous semble.

Pour reprendre l'analogie d'un road trip, les deux premiers mois seront comme un chemin de terre semé d'embûches et d'obstacles imprévus. Au troisième et quatrième mois, vous roulerez sur une route de gravier, moins accidentée. Cinq à six mois après l'acquisition, vous ne vous en rendrez probablement même pas compte, mais soudain, vous roulerez sur une route goudronnée. Même si les bas-côtés restent parfois caillouteux et qu'il vous faudra rester vigilant, la plupart du temps, la conduite deviendra un véritable plaisir.

Vous avez donc racheté un cabinet – et maintenant ?

Si vous envisagez d'acquérir un cabinet ou si vous en êtes récemment devenu propriétaire, vous savez déjà qu'une multitude de tâches vous attendent. Si beaucoup sont simples – comme la gestion financière ou les aspects opérationnels du cabinet pour lesquels votre comptable, l'ancien propriétaire ou d'autres conseillers peuvent vous aider – certaines des étapes les plus importantes sont moins évidentes. Ces stratégies plus subtiles peuvent vous aider à vous intégrer harmonieusement à votre nouveau cabinet tout en favorisant un environnement positif et florissant.

Voici quelques conseils clés à garder à l'esprit au moment d'entreprendre ce voyage passionnant :

Modifiez le moins de choses possible pendant les deux premiers mois.

Bien évidemment, la gestion de la paie va changer et vous devrez embaucher un comptable ou mettre en place votre logiciel de comptabilité sans tarder.
Les mesures qui n'ont pas d'impact direct sur le personnel ou les patients peuvent être mises en œuvre dès le début, comme le lancement de nouvelles campagnes publicitaires. Cependant, pour des conséquences importantes
Avant de proposer des changements, il peut être judicieux d'attendre quelques semaines, voire quelques mois. Idéalement, il convient d'observer attentivement la situation : comment le personnel interagit-il avec les patients et ses collègues ? Comment la planification des rendez-vous est-elle gérée ? Existe-t-il un programme de suivi efficace ? Qui se charge des commandes de fournitures et ce processus est-il suivi ? Comment les traitements sont-ils planifiés ? Quelles sont les pratiques de facturation actuelles ? Etc.

Comprenez votre nouvelle pratique.

Impliquez-vous dans la gestion quotidienne de votre cabinet. Un(e) responsable administratif(ve) est indispensable au bon fonctionnement de votre activité, mais il est important que vous restiez impliqué(e) dans les opérations quotidiennes. Cela vous permettra de prendre des décisions éclairées et d'intervenir si nécessaire, que le/la responsable administratif(ve) soit en vacances ou en congé. Plutôt que de vous décharger de vos responsabilités, assurez-vous que le/la responsable administratif(ve) vous associe à tous les processus, afin d'être toujours prêt(e) à prendre le relais en cas de besoin.

Soyez prêt à recevoir d'éventuelles demandes d'augmentation de salaire de la part du personnel.

Sachez quand chaque membre de l'équipe a bénéficié de sa dernière augmentation afin de pouvoir répondre avec pertinence et assurance si le sujet est abordé. Avoir une réponse préparée vous permettra de gérer la situation avec aisance.

N’utilisez pas l’option de report de prêt proposée par votre financement bancaire, sauf si cela est absolument nécessaire.

Plus vite vous rembourserez votre prêt, plus vite les liquidités après déduction des dépenses vous reviendront entièrement.

Envisagez les options de location pour les nouveaux équipements et technologies.

L'acquisition de nouveaux équipements peut considérablement améliorer la satisfaction de votre personnel et de vos patients sans augmenter significativement vos dépenses annuelles. La plupart des contrats de location d'équipement fonctionnent comme une location avec option d'achat, vous permettant soit d'en devenir propriétaire à la fin du contrat, soit de l'acheter à un prix minimal.

Ne sous-estimez pas l'importance de rencontrer chacun de vos patients, en face à face, un par un.

Cela ne se fera pas du jour au lendemain. Fixez-vous des objectifs. Par exemple, visez à atteindre 751 000 patients d'ici la fin de la première année, et 1 001 000 d'ici la fin de la deuxième année. L'ancien propriétaire restera probablement en poste pendant une période de transition afin de limiter les risques de perte de patients, mais il vous appartiendra de maintenir cette relation de confiance une fois qu'il aura quitté ses fonctions.

Cherchez des occasions d'impressionner vos nouveaux employés et/ou d'améliorer encore leur expérience au sein du cabinet :

• Organisez un déjeuner/dîner de bienvenue : la cohésion d’équipe se renforce mieux dans un cadre informel que lors de réunions formelles.
• Mettez en place une boîte à suggestions : votre équipe regorge d’idées géniales ! Donnez-lui un moyen simple de partager ses idées sur la façon d’accroître l’efficacité, d’améliorer le système de rappel, d’interagir avec les patients, et bien plus encore !
• Embellissez la salle des professeurs : une nouvelle peinture, des chaises confortables ou de petites améliorations peuvent grandement remonter le moral des troupes.
• Essayez les réunions matinales : de courtes réunions quotidiennes ou hebdomadaires de 10 à 15 minutes permettent de maintenir l'engagement et la cohésion de tous.
• Modernisez vos outils technologiques : les scanners numériques ou les appareils à rayons X facilitent le travail et libèrent du temps pour mieux prendre soin des patients.

Avant la conclusion de la transaction, demandez au consultant en transition/représentant commercial du vendeur quelles opportunités d'amélioration il a identifiées : l'espace, le programme d'hygiène, les gains d'efficacité, la modernisation des équipements, etc. Si vous n'achetez pas le cabinet par l'intermédiaire d'un courtier, demandez à votre comptable une analyse de l'évaluation, en particulier du point de vue des améliorations à apporter.

Envisagez d'avoir votre cabinet évalué Après 3 à 5 ans d'activité, considérez cela comme une étape essentielle de votre parcours : une révision régulière pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Un entretien régulier permet d'optimiser l'efficacité, d'identifier les problèmes susceptibles d'affecter vos engagements actuels ou futurs, et d'évaluer la valeur et la commercialisation de votre cabinet. Une évaluation approfondie met en lumière les points à améliorer et fournit des recommandations concrètes pour accroître la rentabilité et optimiser votre expérience de propriétaire, vous permettant ainsi de progresser vers vos objectifs.